Fattura elettronica forfettario obbligo: guida pratica

Sì, se sei in regime forfettario devi emettere fattura elettronica, qualunque sia il tuo volume di incassi. La fattura passa dal Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate e deve contenere alcuni dati specifici del forfettario: il regime fiscale RF19, la natura N2.2 al posto dell'IVA, la dicitura che spiega perché non applichi l'IVA e, quando serve, il bollo da 2 €. Qui trovi cosa scrivere, come gestire il codice destinatario e come conservare le fatture.

Cosa cambia per te con la fattura elettronica

La fattura elettronica è un file in formato XML che il tuo software invia allo SdI. Lo SdI controlla i dati e, se sono corretti, recapita la fattura al cliente. Un PDF mandato via email non vale come fattura: è solo una copia di cortesia.

Per un forfettario la fattura è più semplice di quella di un'impresa in regime ordinario: niente IVA e niente ritenuta d'acconto. Proprio per questo devi indicare in modo corretto i codici che spiegano allo SdI e al cliente perché quegli importi mancano. Se sbagli un codice obbligatorio, lo SdI scarta la fattura e devi rifarla.

Cosa scrivere in fattura da forfettario

Oltre ai dati di qualsiasi fattura (numero progressivo, data, tuoi dati, dati del cliente, descrizione della prestazione, importo), da forfettario devi curare questi campi:

• Regime fiscale: RF19, che identifica il regime forfettario.
• Aliquota IVA: 0%, con natura N2.2 su ogni riga della fattura.
• Dicitura in descrizione o nelle note: una frase che indica che l'operazione è effettuata in regime forfettario, senza applicazione dell'IVA e senza ritenuta d'acconto. Il testo esatto con i riferimenti normativi fattelo confermare dal commercialista o usa quello già impostato nel tuo software.
• Bollo virtuale: se il totale supera 77,47 €, imposta il campo bollo virtuale su SI e indica l'importo di 2 €.
• Ritenuta: nessuna. Il cliente ti paga l'intero importo, anche se è un'azienda.
• Rivalsa INPS: se la applichi, va indicata come voce separata, sempre senza IVA.

Natura N2.2: cosa significa

Ogni riga con IVA a 0% deve avere un codice natura che spiega il motivo. Per il forfettario il codice è N2.2, cioè operazione non soggetta a IVA per altri casi. Non usare N2.1, che riguarda situazioni diverse come alcune prestazioni verso l'estero, né i codici di esenzione N4: sono errori frequenti che possono creare problemi nei controlli.

Codice destinatario: come compilarlo

Il codice destinatario dice allo SdI dove consegnare la fattura. Prima di emettere, chiedi sempre al cliente i dati di fatturazione elettronica. I casi tipici sono questi:

1. Cliente azienda o professionista con codice destinatario: inserisci il codice di 7 caratteri che ti ha comunicato.
2. Cliente con solo PEC: inserisci 0000000 come codice destinatario e indica la PEC nel campo apposito.
3. Cliente privato senza Partita IVA: inserisci 0000000 e il suo codice fiscale. Il cliente troverà la fattura nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate; a lui invia anche una copia di cortesia in PDF.
4. Cliente estero: si usa XXXXXXX come codice destinatario. Le regole per le operazioni con l'estero hanno particolarità proprie, quindi verifica il caso con il commercialista.

Se il cliente non ti dà né codice né PEC, puoi comunque usare 0000000: la fattura sarà disponibile nel suo cassetto fiscale e per te risulta emessa correttamente.

Esempio pratico: fattura da 1.000 €

Sei un consulente in gestione separata, con coefficiente di redditività del 78%, e fatturi una prestazione da 1.000 €. Ecco come si compone la fattura:

• Compenso: 1.000 €, aliquota 0%, natura N2.2.
• Bollo: il totale supera 77,47 €, quindi applichi 2 € di bollo. Se lo addebiti al cliente, lo inserisci come riga separata.
• Totale fattura: 1.002 €.
• Ritenuta: nessuna, il cliente ti paga 1.002 €.

Quando incassi, vale il criterio di cassa: conta la data del pagamento, non quella della fattura. Il reddito imponibile di questa fattura è 1.000 × 78% = 780 €. Con l'imposta sostitutiva al 15% sono 117 €; con il 5% delle nuove attività, se ne hai i requisiti, sono 39 €. I contributi in gestione separata al 26,07% su 780 € valgono circa 203,35 €. I contributi che versi nell'anno si deducono poi dal reddito, quindi l'imposta effettiva può risultare più bassa. Il bollo da 2 € non è un tuo ricavo: è un'imposta che versi tu all'Erario.

Se invece fatturi 70 €, sei sotto i 77,47 € e il bollo non va applicato.

Bollo sulle fatture elettroniche: quando si versa

Il bollo delle fatture elettroniche si paga per trimestre. L'Agenzia delle Entrate calcola l'importo in base alle fatture inviate allo SdI con il bollo indicato. Per il terzo trimestre il versamento è entro il 30 novembre, per il quarto entro il 28 febbraio, e questi si pagano sempre. Il bollo del primo e del secondo trimestre si può rinviare finché la somma resta sotto 5.000 €.

Esempio: nel primo trimestre emetti 20 fatture sopra 77,47 €. Il bollo dovuto è 20 × 2 = 40 €. Essendo molto sotto i 5.000 €, puoi rinviarlo. Per scadenze e modalità di pagamento nel dettaglio, trovi una guida dedicata al bollo.

Conservazione delle fatture elettroniche

Inviare la fattura allo SdI non basta: le fatture elettroniche, emesse e ricevute, vanno conservate in formato elettronico secondo regole precise, per tutto il periodo previsto dalla legge. Il commercialista ti può confermare la durata esatta nel tuo caso.

Hai due strade principali:

• Aderire al servizio gratuito di conservazione dell'Agenzia delle Entrate, dal portale Fatture e Corrispettivi. Senza l'adesione, la sola consultazione delle fatture nel portale non equivale a conservarle.
• Usare il servizio di conservazione incluso nel tuo software di fatturazione, verificando che sia una conservazione a norma e non un semplice archivio.

Salvare i PDF in una cartella del computer non sostituisce la conservazione elettronica. Puoi tenerli come copia di comodo, ma il documento che conta è il file XML conservato correttamente.

Errori frequenti da evitare

• Indicare RF01 (regime ordinario) invece di RF19.
• Usare un codice natura diverso da N2.2.
• Applicare la ritenuta d'acconto: da forfettario non va applicata.
• Dimenticare il bollo sulle fatture sopra 77,47 € o, al contrario, metterlo su fatture sotto quella cifra.
• Considerare valido il PDF inviato per email al posto dell'XML trasmesso allo SdI.
• Non tenere d'occhio gli incassi: oltre 85.000 € esci dal regime dall'anno successivo, oltre 100.000 € esci subito e devi applicare l'IVA a partire dalla fattura che supera il limite.

Ogni fattura emessa e incassata alimenta anche i tuoi conti: tasse, contributi, bollo e soglie. Nel gestionale Forfettari.org il cruscotto fiscale legge gli incassi e ti mostra quanto mettere da parte ogni volta che un cliente ti paga. Ti avvisa quando ti avvicini agli 85.000 € e raccoglie nello scadenzario i versamenti del bollo trimestrale e degli acconti. In questo modo la fattura elettronica resta un passaggio tecnico e non diventa una sorpresa a fine anno.