Forfettario regime di cassa fatture non pagate: cosa fare

Nel regime forfettario una fattura emessa e non pagata non ti costa tasse né contributi. Vale il criterio di cassa: conta solo il denaro che ricevi davvero e nell'anno in cui lo ricevi. Se emetti una fattura a dicembre e il cliente paga a gennaio, quell'incasso entra nei conti dell'anno nuovo. Se il cliente non paga mai, quell'importo non entra mai nel tuo reddito. Qui sotto vedi come applicare la regola nei casi più comuni: insoluti, pagamenti a cavallo d'anno, pagamenti parziali e note di credito.

Cosa significa criterio di cassa per un forfettario

Il tuo reddito si calcola moltiplicando gli incassi dell'anno per il coefficiente di redditività della tua attività. Su questo reddito, tolti i contributi previdenziali versati nello stesso anno, paghi l'imposta sostitutiva del 15%, oppure del 5% se hai una nuova attività e ne rispetti le condizioni. La data della fattura non conta: conta la data in cui il denaro arriva a te.

Lo stesso vale per i contributi INPS calcolati in percentuale sul reddito, come quelli della gestione separata: senza incasso non c'è reddito e quindi non ci sono contributi da calcolare su quella fattura. Vale anche per il limite di 85.000 €: si guarda a quanto hai incassato nell'anno, non a quanto hai fatturato.

• Fattura emessa e pagata nello stesso anno: conta in quell'anno.
• Fattura emessa a dicembre e pagata a gennaio: conta nell'anno del pagamento.
• Fattura pagata in più rate su due anni: ogni rata conta nell'anno in cui la ricevi.
• Fattura mai pagata: non conta mai, né per le tasse né per il limite di incassi.
• Somma ricevuta prima di emettere la fattura: conta nell'anno in cui la ricevi.

Fatture non pagate: non devi anticipare tasse

Se un cliente non ti paga, non devi fare nulla dal punto di vista fiscale per evitare di pagarci sopra le tasse: semplicemente quell'importo non compare tra i tuoi incassi. Non ti serve emettere una nota di credito solo perché la fattura è scaduta. La nota di credito serve quando l'operazione viene davvero annullata o ridotta, per esempio se il lavoro non si fa più o se concordi uno sconto.

Una cosa però resta legata alla fattura emessa e non all'incasso: il bollo da 2 € sulle fatture sopra 77,47 €. Il bollo riguarda il documento, quindi lo devi anche se il cliente non paga. Puoi addebitarlo al cliente in fattura, ma se il cliente non salda resta comunque a tuo carico verso il Fisco.

Esempio: una fattura di dicembre pagata a febbraio

Sei un professionista iscritto alla gestione separata, con coefficiente del 78% e imposta al 15%. Nel 2026 fatturi in tutto 40.000 €. Una fattura da 5.000 € emessa a dicembre viene pagata a febbraio 2027. Ipotizziamo inoltre che nel 2026 tu abbia versato 6.000 € di contributi.

1. Incassi 2026: 40.000 € meno 5.000 € = 35.000 €.
2. Reddito lordo: 35.000 € × 78% = 27.300 €.
3. Reddito imponibile: 27.300 € meno 6.000 € di contributi versati = 21.300 €.
4. Imposta sostitutiva: 21.300 € × 15% = 3.195 €.
5. Contributi gestione separata sul reddito 2026: 27.300 € × 26,07% = 7.117,11 €.

Se quei 5.000 € fossero stati incassati entro il 31 dicembre, il reddito lordo sarebbe salito di 3.900 € (5.000 € × 78%). L'imposta sarebbe aumentata di 585 € e i contributi di circa 1.016,73 €. Queste somme non spariscono: le pagherai sul reddito del 2027, insieme agli altri incassi di quell'anno.

Pagamenti a cavallo d'anno e limite di 85.000 €

Il criterio di cassa pesa molto quando sei vicino al limite. Se hai incassato 84.000 € entro il 31 dicembre e una fattura da 3.000 € emessa a dicembre viene pagata a gennaio, per il 2026 sei sotto gli 85.000 € e resti nel forfettario anche l'anno dopo. Quei 3.000 € si sommano agli incassi del 2027.

Ricorda anche l'altra soglia: se nell'anno superi i 100.000 € di incassi esci subito dal regime e applichi l'IVA dalla fattura che fa superare il limite. Siamo a fine ottobre: è il momento giusto per controllare quanto hai già incassato e quante fatture aperte potrebbero arrivare entro dicembre.

Fai attenzione alla data effettiva dell'incasso. Per un bonifico conta quando i soldi ti vengono accreditati, non quando il cliente dice di averli inviati. Per assegni e altri strumenti di pagamento, nei casi dubbi a cavallo d'anno, chiedi conferma al tuo commercialista sulla data corretta da usare.

Note di credito: come incidono sugli incassi

La nota di credito è il documento che annulla o riduce una fattura già emessa. Nel forfettario non ha IVA, come la fattura, e deve richiamare la fattura originale. L'effetto fiscale dipende da cosa è già successo con i soldi.

Fattura non ancora pagata

È il caso più semplice. Hai emesso una fattura da 1.000 €, il cliente contesta e concordate uno sconto di 300 €. Emetti una nota di credito da 300 € e il cliente ti paga 700 €. Tra i tuoi incassi entrano solo i 700 €, nell'anno in cui li ricevi. Se la nota annulla tutta la fattura e non ricevi nulla, non hai alcun incasso da dichiarare.

Fattura già pagata e somma restituita

Se il cliente ha già pagato e poi tu restituisci in tutto o in parte la somma, magari in un anno diverso da quello dell'incasso, la gestione è più delicata. Non esiste una risposta valida per tutti i casi. Conserva le prove della restituzione e verifica con il commercialista come trattarla nella dichiarazione.

Come organizzarti con le fatture aperte

• Tieni separati due elenchi: fatture emesse e fatture incassate, con la data di accredito.
• Calcola le tasse da mettere da parte solo quando incassi, non quando fatturi.
• Controlla a ottobre e novembre le fatture aperte, se sei vicino agli 85.000 €.
• Usa la nota di credito solo se l'operazione cambia davvero, non per un semplice ritardo.
• Paga comunque il bollo sulle fatture emesse sopra 77,47 €, anche se non incassate.

Ricorda che gli incassi slittati all'anno dopo spostano anche il calcolo degli acconti. Se a gennaio incassi molte fatture dell'anno precedente, il reddito del nuovo anno cresce: tienine conto quando metti da parte i soldi per saldo e acconti.

Nel gestionale di Forfettari.org il cruscotto fiscale si basa proprio sugli incassi registrati: quando segni una fattura come pagata vedi quanto mettere da parte per imposta e contributi, mentre le fatture aperte restano visibili senza gonfiare il reddito. Gli avvisi sulla soglia tengono conto solo di ciò che hai incassato e lo scadenzario ti ricorda bolli e acconti, così le fatture a cavallo d'anno non ti colgono impreparato.