Forfettario fatture estere clienti UE: guida pratica

Da forfettario puoi lavorare con clienti in tutta Europa e nel resto del mondo. Le fatture estere seguono regole proprie: verso un'azienda UE di solito la fattura è senza IVA, con il riferimento all'inversione contabile, e ti serve l'iscrizione al VIES. Gli incassi dall'estero però si sommano a quelli italiani per il limite di 85.000 € e pagano la stessa imposta sostitutiva. Qui trovi cosa scrivere in fattura, a cosa fare attenzione e un esempio di calcolo.

Clienti UE con partita IVA: servizi e inversione contabile

Il caso più comune è quello del professionista che vende servizi a un'azienda con sede in un altro Paese UE: consulenze, sviluppo software, grafica, traduzioni. Per la maggior parte dei servizi tra imprese l'operazione si considera fatta nel Paese del cliente. In Italia è quindi non soggetta a IVA, e l'imposta la gestisce il cliente nel suo Paese con il meccanismo dell'inversione contabile, il reverse charge.

Prima di emettere la fattura controlla che il cliente abbia una partita IVA comunitaria valida e iscritta al VIES, la banca dati europea degli operatori che fanno scambi nell'Unione. Anche tu devi essere iscritto al VIES. Se non lo sei, chiedi l'iscrizione prima di fatturare: è una richiesta che puoi fare da solo o tramite il commercialista.

In una fattura a un cliente business UE non possono mancare:

• i dati completi del cliente, con la sua partita IVA comunitaria (prefisso del Paese più numero);
• la descrizione chiara del servizio;
• l'importo senza IVA;
• la dicitura che indica che l'operazione non è soggetta a IVA in Italia e che l'imposta è dovuta dal cliente con l'inversione contabile (reverse charge);
• il riferimento al regime forfettario;
• la marca da bollo da 2 € se l'importo supera 77,47 €, salvo i casi particolari da verificare con il commercialista.

Puoi scrivere la fattura in italiano con una traduzione, oppure in doppia lingua. Al cliente estero di solito basta una copia in PDF leggibile, mentre per te vale la versione elettronica trasmessa.

Clienti extra UE e privati esteri

Con un'azienda fuori dall'Unione, per esempio negli Stati Uniti, in Svizzera o nel Regno Unito, i servizi generici seguono in gran parte la stessa logica: l'operazione non è soggetta a IVA in Italia perché il cliente è un'impresa estera. In fattura indichi i dati dell'azienda, il suo codice identificativo fiscale se ce l'ha, la dicitura di non soggezione a IVA e il riferimento al regime forfettario. Il VIES qui non serve. Alcuni Paesi però trattengono una ritenuta sui compensi pagati all'estero: se il cliente te la applica, chiedi al commercialista come comportarti.

Con un privato, UE o extra UE, la regola cambia. Per molti servizi resi a consumatori l'operazione resta legata all'Italia, e tu fatturi come faresti con un cliente italiano: senza IVA, con la dicitura del regime forfettario. Fanno eccezione alcuni servizi, come quelli digitali venduti a privati, e la vendita di beni all'estero, che ha regole sue. In questi casi fatti seguire dal commercialista prima di emettere la prima fattura.

Fattura elettronica, bollo e invio dei dati

Il cliente estero non riceve fatture dal Sistema di Interscambio, ma la fattura conviene comunque emetterla in formato elettronico e trasmetterla allo SdI con il codice destinatario convenzionale per l'estero, cioè sette X. Così i dati dell'operazione arrivano in automatico all'Agenzia delle Entrate e al cliente mandi una copia in PDF.

Sul bollo vale la regola generale delle fatture forfettarie: 2 € sopra 77,47 €. Puoi addebitarlo al cliente aggiungendolo in fattura. Il versamento segue il calendario trimestrale: il bollo del 3° e 4° trimestre si versa sempre, entro il 30 novembre e il 28 febbraio. Quello del 1° e 2° trimestre puoi rinviarlo finché il totale resta sotto 5.000 €. Se fatturi a un'azienda tedesca 1.500 € per una consulenza, la fattura sarà quindi di 1.500 € più 2 € di bollo se decidi di riaddebitarlo.

Per i servizi resi a clienti UE potrebbero esserci anche obblighi di comunicazione periodica degli elenchi. Le regole sono cambiate più volte, quindi verifica con il commercialista se ti riguardano.

Le fatture estere contano per la soglia di 85.000 €

Un errore frequente è pensare che i compensi esteri non contino perché in fattura non c'è IVA. Contano. Per il limite del forfettario si sommano tutti gli incassi dell'anno, italiani ed esteri, secondo il criterio di cassa. Conta cioè il giorno in cui ricevi il pagamento, non la data della fattura. Se fatturi in valuta estera, fatti indicare dal commercialista quale cambio usare per riportare l'importo in euro.

Un esempio con incassi misti:

1. Incassi da clienti italiani: 60.000 €.
2. Incassi da un'azienda francese: 18.000 €.
3. Incassi da un cliente statunitense: 12.000 €.
4. Totale incassato nell'anno: 90.000 €. Hai superato 85.000 €, quindi resti forfettario fino a fine anno ed esci dall'anno successivo.
5. Se il totale avesse superato 100.000 €, l'uscita sarebbe stata immediata, con l'IVA da applicare già dalla fattura che fa superare il limite.

Esempio: quante tasse paghi sugli incassi esteri

Gli incassi esteri entrano nel calcolo del reddito come tutti gli altri. Prendiamo un professionista con coefficiente del 78% iscritto alla gestione separata, che nell'anno incassa 30.000 € in Italia, 20.000 € da un cliente UE e 10.000 € da un cliente extra UE, per un totale di 60.000 €.

• Reddito forfettario: 60.000 € × 78% = 46.800 €.
• Contributi di gestione separata su quel reddito: 46.800 € × 26,07% = 12.200,76 €.
• Se nell'anno hai versato 9.000 € di contributi, li deduci: 46.800 € − 9.000 € = 37.800 € di reddito imponibile.
• Imposta sostitutiva al 15%: 37.800 € × 15% = 5.670 €.
• Con l'aliquota del 5%, se ne hai i requisiti: 37.800 € × 5% = 1.890 €.

Il cliente estero non cambia il conto: un euro incassato da Parigi o da New York pesa quanto uno incassato da Milano.

Gli acquisti da fornitori esteri

C'è anche il verso opposto. Se compri servizi da fornitori UE, per esempio abbonamenti a software o pubblicità online, e sei iscritto al VIES, il fornitore ti fattura senza IVA. Pur essendo forfettario, devi integrare quella fattura con l'IVA italiana e versarla tu. È un adempimento che molti dimenticano. Se ti arrivano fatture estere di acquisto, segnalale al commercialista per tempo.

Con clienti in più Paesi gli incassi arrivano in date e valute diverse, e capire dove sei rispetto alla soglia diventa meno immediato. Nel gestionale Forfettari.org registri ogni incasso, italiano o estero, e il cruscotto fiscale aggiorna il totale dell'anno, ti dice quanto mettere da parte per imposta e contributi e ti avvisa quando ti avvicini a 85.000 €. Lo scadenzario ti ricorda acconti, saldo e versamenti del bollo.